3.2.2.1- Registros en la entidad provincial a la que pertenecen los talleres y UNAICC provinciales

Los registros establecidos para estas entidades son los mismos que se han descrito en el subsistema primario, en este caso, se consolida provincialmente con formatos similares, pero unidos en un documento único todos los talleres, queda como se explica a continuación:

1- Recepción de materia prima (RPM2) = Consolidado de registros RPM1 por municipio.

-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

2- Reporte de producción (RP2) = Consolidado de registros RP1 por municipio.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

3- Reporte económico de producción (REP2) = Consolidado de registros REP1 por municipio.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

4- Control de insumos (CI2) = Consolidado de registros CI1 por municipio.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

5- Control de la fuerza de trabajo (CFT2) = Consolidado de registros CFT1 por municipio. -Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

6- Control de la maquinaria (CM2) = Consolidado de registros CM1 por municipio.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

7- Destino final de la producción (DFP2) = Consolidado de los registros DFP1+ DPR1 por municipio.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

8- Informe literal de evaluación del taller (ILET2) = Consolidado de registros ILET1 por municipio, donde se unirán en un documento único, las evaluaciones de todos los talleres.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Provincial UNAICC (Deberá apoyarse en su equipo de trabajo y el Grupo Gestor).

Además de los descritos anteriormente, se entregarán al cierre de cada año, los siguientes registros, los cuales se muestran con la nomenclatura antes descrita:

9- Informe del cumplimiento de los indicadores (ICI2). (Anexo V)
En este registro se recoge el cumplimiento de los indicadores del proyecto desglosados por acápites y medidos cualitativa y cuantitativamente, se tiene en cuenta la fuente de verificación de los datos que se presentan.

10- Informe del cumplimiento de los resultados (ICR2). (Anexo V)
En este registro se recoge el cumplimiento de los resultados planteados al inicio del proyecto desglosado por acápites y medido cualitativa y cuantitativamente, teniendo en cuenta la fuente de verificación de los datos que se presentan.

Los registros 9 y 10 fueron diseñados e implementados por Andrés Olivera (Director Ejecutivo de PAH)

3.2.3- Registros del Subsistema Final o de Cierre. Registros CIDEM

En el subsistema final o de cierre solo se incluye una entidad: CIDEM, la cual procesa, consolida y distribuye la información a nivel nacional, el subsistema queda estructurado de la siguiente manera:

1- Reporte de producción (RP3) = Consolidado nacional de registro (RP2). (Anexo VI)
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

2- Destino final de la producción (DFP3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

3- Informe literal de evaluación del taller (ILET3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

4- Recepción de materia prima (RPM3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Trimestral.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

5- Reporte económico de producción (REP3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Trimestral.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

6- Control de insumos (CI3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Trimestral.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

7- Control de la fuerza de trabajo (CFT3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Trimestral.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

8- Control de la maquinaria (CM3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Trimestral.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

9- Informe de cumplimiento de los indicadores (ICI3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Anual.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

10- Informe de cumplimiento de los resultados (ICR3) = Consolidado nacional de registro (RP2).
-Frecuencia: Anual.
-Responsable: Director Ejecutivo del PAH (Apoyado en su equipo coordinador nacional).

Se puede observar en lo antes descrito, que existe una variación en cuanto a la frecuencia de los registros. Los registros 1, 2, 3 tienen una frecuencia mensual, ya que los mismos responden de forma directa a los objetivos del proyecto y las informaciones que recogen contribuyen de manera significativa a la toma de decisiones operativas, por parte de la dirección del PAH y otras entidades implicadas. Los registros del 4 al 8 se presentan con frecuencia trimestral, dado a que son informaciones específicas del desarrollo del proyecto que de forma inmediata no son usadas en la toma de decisiones, pero sí se pueden efectuar análisis básicos en cuestiones económicas y otras periódicamente, que permitirían tener evaluaciones más precisas sobre el funcionamiento de cada uno de los talleres y tomar decisiones estratégicas en consecuencia a los análisis realizados. Los registros 9 y 10 tienen frecuencia anual o de cierre, ya que los mismos son resúmenes estructurados del trabajo realizado para informar a las instituciones externas (principalmente donantes) de manera resumida.

3.3-Diagrama final de organización y flujo de información del PAH (Anexo VII)

El diagrama que a continuación se muestra, elaborado con la herramienta de Microsoft Office Visio, grafica las interacciones entre los registros a todos los niveles, se muestra  la estructura final del sistema de información, así como el flujo de las decisiones y del propio sistema, acotando cada una de las entidades, que finalmente, son las responsables de la emisión de los datos ya sean primarios o procesados.

3.4- Valoración de la propuesta por especialistas

Para validar la propuesta se sometió al criterio de especialistas el sistema de información.
Se seleccionaron  (12) especialistas, personas que tienen éxito en el trabajo con los Ecomateriales, que poseen un prestigio reconocido en la labor que desempeñan y una basta experiencia en la práctica. De los evaluadores seleccionados solo uno no posee la experiencia de los demás, pero se consideró necesario incluirlo por ser especialista en informática y estar trabajando de forma directa en softwear para el trabajo en los talleres de Ecomateriales.
El siguiente cuadro hace una descripción más detallada de los especialistas.
- Total de especialistas: 12
- Sexo:

• Femenino : 3
• Masculinos: 8

- Profesión:

• Ingenieros Civiles: 7
• Ingeniero industrial: 1
• Arquitectos: 3
• Informáticos: 1          

- Grado científico :

• Ingenieros- 3
• Máster - 5
• Doctores- 4

 - Años de Experiencia
        Más de 10: 7

A los compañeros seleccionados se les entrevistó previamente para verificar si estaban dispuestos a brindar su ayuda y aportar sus experiencias. Todos respondieron afirmativamente.
Después de recibir su aprobación se les hizo llegar la propuesta para que la analizaran y finalmente se  les aplicó una encuesta (ANEXO VIII) que responde a las dimensiones siguientes:

• Nivel de aplicabilidad.
• Necesidad de introducir la propuesta de en el ámbito  de los talleres.
• Actualidad y nivel científico.

La encuesta incluye también una autoevaluación para determinar el coeficiente de competencia de cada uno de los especialistas encuestados, en la que se miden  el nivel de dominio y las fuentes de argumentación.
Para el análisis estadístico se aplicó una escala de 1 a 5 en la evaluación del criterio de cada Items y se confeccionaron las tablas de distribución de frecuencia absoluta para cada una de las dimensiones evaluadas y finalmente se aplicó la escala de Likert a estos resultados (Anexo IX)

Como se puede apreciar  la puntuación otorgada por los evaluadores consultados está en el rango de muy favorable, los criterios emitidos permiten afirmar que la propuesta presenta potencialidades para su aplicación.

Dentro de los aspectos positivos se destaca el hecho de que el proyecto “Apoyo al Habitad” contará en un futuro inmediato con  un sistema de información bien estructurado, el cual permitirá contar con informaciones y/o datos que avalarán los resultados que alcance el mismo, además de constituirse como una herramienta efectiva para la toma de decisiones a todos los niveles.

No obstante, los especialistas al emitir sus criterios acerca de las deficiencias de la propuesta plantean como un problema a tener en cuenta la adaptación de la misma a los cambios estructurales que acontecen en el Sistema de la Vivienda en nuestro país.

Para darle más solidez a la validación de la propuesta se analizaron los resultados de la encuesta aplicada con el propósito de evaluar el coeficiente de competencia de los especialistas (Anexo VIII)
Como se puede apreciar en la tabla de distribución de frecuencia y en el gráfico de pastel de este anexo, más del 80% de encuestados consideran que tienen alto dominio de los aspectos  consultados, lo cual avala la selección de los mismos.

En el propio anexo, con una tabla de distribución de frecuencia,  se cuantifica  el criterio de los encuestados acerca de las fuentes de argumentación,  a pesar de que podían dejar de marcar alguna de las fuentes,   se puede apreciar que en casi todas el criterio que prevalece es el alto. El gráfico de barra ilustra esta afirmación con claridad

Conclusiones parciales

1- El flujo de información en el proyecto va desde el taller hacia la entidad que los rige,  de este a los coordinadores provinciales, luego al CIDEM y posteriormente a los donantes y entidades nacionales.

2- El sistema de información elaborado tiene en cuenta los datos que cada entidad maneja, así como otros específicos vinculados al PAH; adapta los registros de estas entidades a otros, con características informáticas avanzadas, que se desglosan según el nivel de intervención y decisiones de cada actor del proyecto, vinculando cada uno a sus series cronológicas respectivas.  

3- El sistema de información elaborado se aplicara con el objetivo de facilitar el trabajo de las entidades que participan en el control y monitoreo de las actividades productivas en los talleres de Ecomateriales, constituyéndose este como el principal documento de control dentro del propio taller y una herramienta válida para la toma de decisiones por cualquiera de la entidades participantes en el proceso.

4- El sistema de información contribuye a verificar de manera práctica la sostenibilidad del proyecto, ganar en experiencia y criterios para la toma de decisiones y para dar solución a los problemas que se puedan presentar.

5- Como se puede apreciar la puntuación otorgada por los evaluadores consultados está en el rango de muy favorable, los criterios emitidos permiten afirmar que la propuesta presenta potencialidades para su aplicación.

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